Za učinkovito upravljanje plač je treba zagotoviti, da vaši zaposleni prejemajo pravilna izplačila, pravočasno izplačana in v skladu z veljavno zakonodajo. Vendar pa je brez pravih orodij in sredstev obračun plač zaposlenih lahko minsko polje za napake, ki lahko zaposlene – in vaše podjetje – stanejo časa in denarja. Upoštevajte v nadaljevanju navedene nasvete, da prepoznate in se izognete najpogostejšim napakam pri obračunu plač.
7 najpogostejših napak pri obračunu plač
Od vseh pričakovanj, ki jih imajo zaposleni od delodajalca, je pravilno izplačilo plače eno najosnovnejših. Vendar pa lahko številni zunanji ali notranji dejavniki ovirajo zagotavljanje pravilnih izplačil in povezanih poročil o plačilih. Če želite preseči pričakovanja vaših zaposlenih glede plač brez napak, bodite pozorni na teh sedem napak:
- Napačno razvrščanje zaposlenih
Napačno razvrščanje zaposlenih lahko povzroči nepravilno plačilo, kar na koncu privede do preplačila ali premajhnega izplačila plač.
Druga pogosta napaka pri obračunu plač se zgodi, ko je posameznik razvrščen kot zunanji izvajalec in ne kot zaposleni. Napaka pri napačni klasifikaciji pogosto povzroči, da je treba raziskati pretekle evidence plač in opraviti retroaktivna plačila ali druge prilagoditve plač zaposlenih. Napačna klasifikacija ne samo, da povzroča težave z zaupanjem vaših zaposlenih, ampak bo vašo organizacijo verjetno tudi stala denarja.
- Napačen izračun plače
Napačno izplačilo plače je lahko za vsakega zaposlenega frustrirajoča, zlasti če napaka povzroči zamujeno plačilo obveznosti (npr. kredit). Z napačnimi izračuni tudi izgubljate čas, saj boste morali posvetiti ure ali celo dneve, da raziščete in popravite napake zunaj rednega plačilnega cikla.
Glede na študijo Ameriškega centra za produktivnost in kakovost (APQC) organizacije potrebujejo od dva do deset dni, da odpravijo napako na plačilni listi. V času, ki je potreben za odpravo teh napak, lahko zaposleni postanejo razočarani ali imajo celo težave s plačevanjem računov.
Napačni izračuni plač se lahko zgodijo pri zaposlenih z mesečno plačo ali tistih, ki so plačani na uro. Pogosti scenariji napačnih izračunov vključujejo naslednje:
- preveč ali premalo plačani zaposleni,,
- izvajanje napačnih plačil za nazaj,
- manjka prva plača za novozaposlene,
- odštevanje napačnega zneska za ugodnosti ali druge odtegljaje iz plače,
- neustrezno plačilo zaposlenih, ki so na invalidskem ali drugem dopustu.
- Nepravilno beleženje ur in nadur zaposlenih
Nepravilno zabeležene nadure lahko privedejo do nepravilnih izplačil nadur, kar vodi do popravkov, ki lahko zajemajo več davčnih let. Odpravljanje teh napak zahteva čas in je lahko izjemno negativno za zaposlene, ne glede na to, ali so plačani premalo ali preveč in morajo vrniti denar podjetju.
- Ni poročanja o vseh oblikah obdavčljivih nadomestil zaposlenih
Plačilo zaposlenih obsega več kot plačo, nadure, provizije ali bonuse. Poleg poročanja o bolj tradicionalnih oblikah plačila zaposlenih, morate davčni upravi prijaviti tudi druge oblike obdavčljivih nadomestil, kot so:
- delniške opcije in druge lastniške nagrade,
- nagrade za zaposlene, kot so darilne kartice ali nagrade za potovanja,
- osebna uporaba službenega vozila.
Majhno darilo ali nagrada za zaposlenega se morda ne zdi kot nadomestilo, vendar ga davčna uprava lahko obravnava kot del vaše plačilne liste. Če ne poročate o teh drugih oblikah izplačil, lahko vašo organizacijo prizadeti zaposleni kaznujejo z davčno prijavo.
- Nepopolni ali neurejeni zapisi
Neorganiziran in neučinkovit postopek obračunavanja plač je lahko recept za katastrofo. Zanašanje na papirnate postopke, ročni vnos podatkov ali množico Excelovih preglednic vodi do napak, ki lahko trajajo tedne ali mesece, da se odkrijejo. Neorganizirani zapisi lahko povzročijo tudi, da zamudite plačilo zaposlenega ali spremljate predmete, ki potrebujejo nujno pozornost.
Poleg tega se z ročnim sistemom za upravljanje plačilne liste poveča odvisnost od ene osebe za upravljanje vseh plačilnih nalog. Brez organiziranega in avtomatiziranega sistema obračuna plač je za nekoga težje zapolniti položaj, ko vodja obračuna plač ni v pisarni ali zapusti podjetje. Prav tako vam lahko pripravi težave v primeru revizije ali pregleda procesa.
- Manjkajo pomembni roki
Zaposleni pričakujejo pravočasno in natančno plačilo v vsakem plačilnem ciklu. Če zamudite konec plačilnega cikla in zamujate s plačili, lahko med zaposlenim ustvarite nezaupanje in nezadovoljstvo. In če zamudite roke za oddajo davčne prijave, se lahko vaša organizacija sooči s pristojbinami za zamudo pri vložitvi in morebitnimi regulativnimi kaznimi.
- Nepravilna plačilna lista
Poleg izplačila plače je plačilna lista edini dokument, ki ga zaposleni prejmejo od vašega podjetja. Plačilna lista vključuje bruto in neto dohodek zaposlenih ter prikazuje njihove skupne odtegljaje (prispevke) na izplačane plače. Ker zaposleni uporabljajo plačilne liste za npr. pridobitev kreditov, lahko že ena majhna napaka povzroči nezadovoljstvo, ponovno izdajo plačilne liste, kazni in razočaranje zaposlenih.
Kako se izogniti napakam in izboljšati obračunavanje plač
Najpogostejšim napakam pri obračunu plač se lahko izognete s pomočjo virov in orodij, ki vam pomagajo avtomatizirati postopke obračuna plač in ostati usklajeni z zakonskimi zahtevami ali pa za pomoč najamete kadrovsko agencijo. Kadrovske agencije so usposobljene in specializirane za obračunavanje plač za podjetja. Slednja na ta način del svojega poslovanja prenesejo na zunanjega izvajalca (agencija za kadre), ki plače obračuna brez napak.
Ocenite svojega trenutnega ponudnika in procese obračuna plač
Podroben pregled obstoječih procesov kadrovske agencije, ki trenutno za vas opravlja obračune plač, vam bo pomagal odkriti neučinkovitosti in področja za izboljšave. Če se vaša organizacija srečuje z napakami in potrebuje nov pristop k upravljanju obračuna plač, boste morda morali razmisliti o zamenjavi kadrovske agencije. Ko določite prednostne naloge za plače svojega podjetja, lahko poiščete zunanjega partnerja za obračunavanje plač, ki je v skladu z vašimi cilji, nato pa previdno ukrepate, da zagotovite nemoten prehod.
Kadrovske agencije imajo procese obračunavanja plač avtomatizirane in optimizirane, poznajo zakonodajo in njene posebnosti, zato ne odlašajte in uredite svoje evidence ter del poslovanja prepustite v roke strokovnjakov.
Vsakič zagotovite pravo plačilo
Napake se včasih zgodijo, vendar lahko s proaktivnimi koraki zmanjšate in se izognete nekaterim najpogostejšim napakam pri obračunu plač. Pravilno obračunavanje plač je odličen način, da presežete pričakovanja zaposlenih in zgradite njihovo zaupanje v organizacijo. S podporo zanesljivega partnerja in integriranega sistema obračuna plač lahko zgradite učinkovit postopek obračuna plač, ostanete v skladu s predpisi in svojim zaposlenim zagotovite plače brez napak.
