Interni pravni akti so dokumenti, ki jih mora imeti vsako resno podjetje. Z njimi namreč opredeljuje celotno dogajanje v podjetju – pravni vidik organizacije, interna pravila (pravice in dolžnosti), delovne procese, odnose in kulturo. Dobro je, da jih poleg delodajalca poznajo tudi zaposleni, saj so namenjeni tudi njim. Na ta način lahko podjetje nemoteno posluje, zadovoljstvo zaposlenih pa se poveča.
Obvezni interni pravni akti
Obvezni interni pravni akti so tisti dokumenti, ki jih mora podjetje obvezno sprejeti, saj jih določa zakonodaja. V nasprotnem primeru jih lahko ob inšpekcijskem nadzoru doleti visoka denarna kazen. Ti akti namreč urejajo osnovna razmerja med delodajalcem in delavci, zato so tudi določeni z zakonom.
Kateri so obvezni pravni akti?
Prvi interni akt je Pravilnik o organizaciji in sistematizaciji delovnih mest, ki ureja notranjo organizacijo in sistematizacijo delovnih mest in določa predvsem:
- notranje organizacijske enote, njihova delovna področja in njihova medsebojna razmerja,
- način vodenja notranjih organizacijskih enot,
- naloge, pooblastila in odgovornost vodij notranjih organizacijskih enot,
- način sodelovanja z drugimi organizacijami in ustanovami,
- način zagotavljanja javnosti dela,
- sistemizacijo delovnih mest,
- katalog delovnih mest z opisi del, nalog in odgovornosti vodstvenih, strokovnih in drugih delovnih mest.
Naslednji obvezni interni akt je Izjava o varnosti z oceno tveganja, ki določa obvezno pisno oceno tveganja s strani delodajalca. Slednji mora namreč pisno oceniti tveganja, ki so jim ali bi jim lahko bili izpostavljeni delavci. Poleg tega pa je v dokumentu zapisan tudi načrt promocije zdravja na delovnem mestu. Hkrati mora delodajalec sprejeti ukrepe za varovanje delavcev pred nasiljem, trpinčenjem in psihosocialnimi tveganji.
Pravilnik o prepovedi alkoholiziranosti in dela pod vplivom prepovedanih substanc je akt, ki določa prepoved dela na delovnem mestu in prepoved prisotnosti delavca na delovnem mestu pod vplivom alkohola, drog ali drugih prepovedanih substanc. Poleg tega pa obravnava še:
- način izvajanja kontrole alkoholiziranosti, prisotnosti drog ali drugih prepovedanih substanc na delovnem mestu,
- pravice in dolžnosti delavcev v zvezi z izvajanjem kontrole alkoholiziranosti, prisotnosti drog ali drugih prepovedanih substanc na delovnem mestu in
- postopek v primeru pozitivnega rezultata kontrole.
Pravilnik o računovodstvu ureja način sestave knjigovodskih listin, vrst, njihovo vsebino in obliko, kdo je odgovoren za njihovo sestavo, kontrolo in hranjenje. Poleg tega s tem dokumentom organizacije uredijo tudi naloge in organizacijo računovodstva, pravice in odgovornosti pooblaščenih oseb za razpolaganje z materialnimi in finančnimi sredstvi, ki morajo biti skladne z različnimi zakoni.
Pravilnik o prepovedi mobinga se nanaša na pojave diskriminacije, trpinčenja in drugih oblik nadlegovanja na delovnem mestu. Z njim določamo načine ugotavljanja kršitev in načine preventivnega delovanja, obveznosti in ukrepe v primeru kršitev ter sankcije za kršitelje, pravice in način nudenja pomoči žrtvi, ipd. Pravilnik je obvezen po 47. členu Zakona o delovnih razmerjih, ki govori o ustreznih ukrepih na delovnem mestu za zaščito delavcev.
Pravilnik o varstvu osebnih podatkov je interni akt, ki ureja tehnične in organizacijske ukrepe varovanja osebnih podatkov z namenom, da so obdelani zakonito, pošteno in na pregleden način ter zbrani za določene in zakonite namene. Poleg tega zagotavlja varnost osebnih podatkov tudi pred nedovoljeno in nezakonito obdelavo, pred nenamerno izgubo, uničenjem ali poškodbo.
Priporočljivi interni pravni akti
Mnoga podjetja pa imajo poleg obveznih internih pravnih aktov tudi dodatne oz. priporočljive akte. Ti namreč podjetju olajšajo organizacijo in varnost poslovanja, saj imajo definiranih in predvidenih še več potencialnih dogodkov. Posredno pa vplivajo na njegovo uspešnost. Delodajalec z njimi namreč postavi jasen sistem pravil, ki ga poznajo vsi zaposleni in se ga tudi držijo.
Kateri so priporočljivi interni pravni akti?
Pravilnik o povračilu stroškov v zvezi z delom je priporočljiv interni pravni akt, ki določa povračila stroškov v zvezi s službenimi potovanji, prevozom na in iz dela, prehrano med delom, dnevnicami, prevozom na službenem potovanju, prenočevanjem na službeni pot, terenski dodatek itd.
Pravilnik o delovnem času opredeljuje dnevni in tedenski delovni čas, njegovo izrabo ter evidentiranje. Z njim delodajalec ureja področje delovnega časa v podjetju in določa predvsem:
- organizacijo delovnega časa (izmensko delo in evidentiranje delovnega časa),
- spremembe v organizaciji delovnega časa (polni ali polovični delovni čas) in
- pravice delavcev (pravica do prostega časa, ki se odraža v odmoru med delovnim časom, , letni dopust, plačano in neplačana odsotnost z dela ipd.).
Pravilnik o službenih vozilih določa pogoj in način uporabe službenih vozil, njihovo vzdrževanje, uporabnike ter njihove pravice in obveznosti, način vodenja evidenc in nadzor nad njihovo uporabo.
Pravilnik o letnih dopustih in drugih odsotnostih z dela je zelo priporočljiv interni akt za vsa podjetja, ki nimajo panožne kolektivne pogodbe in tiste delodajalce, ki želijo na enostaven način rešiti prenekateri nesporazum z delavci in se izogniti globi zaradi nespoštovanja zakonskih določil. Delodajalec je dolžan zaposlenemu do konca meseca marca za tekoče leto poslati tudi obvestilo o porabljenemu in neporabljenemu dopustu.
Pravilnik o plačah ureja plače in druge osebne prejemke iz delovnega razmerja, način določanja plač zaposlenim v podjetju v skladu z določili ZDR-1, Kolektivne pogodbe, splošnimi akti družbe in drugimi veljavnimi predpisi.
Pravilnik o mobilnih telefonih je akt, ki ureja uporabo službenih mobilnih telefonov v podjetju. Službeni mobilni telefoni se lahko uporabljajo tako v službene kot zasebne namene, odvisno od podjetja. Namen uporabe službenih mobilnih telefonov je večja učinkovitost pri delu zaradi dosegljivosti uporabnikov službenih mobilnih telefonov ter zaradi boljše izrabe delovnega časa.
Kaj je GDPR in zakaj je pomemben?
Poleg internih aktov, ki opredeljujejo delovanje znotraj podjetja, pa je za poslovanje družb pomemben še en dokument, ki se nanaša o varovanju podatkov strank, s katerimi podjetje sodeluje. To je splošna uredba o varstvu podatkov ali GDPR.
Gre za najstrožji zakon o zasebnosti in varnosti na svetu. Čeprav ga je pripravila in sprejela Evropska unija (EU), zadeva organizacije celega sveta, če le-te ciljajo ali zbirajo podatke, povezane z ljudmi v EU. Uredba je začela veljati 25. maja 2018 in nalaga ostre globe proti tistim, ki kršijo njene standarde zasebnosti in varnosti, s kaznimi v višini več deset milijonov evrov.
Podjetja morajo imeti urejene tako interne odnose z internimi akti kot tudi odnose s svojimi zunanjimi partnerji oz. strankami.
